1. Oryantasyon sunumuna katılın

Uluslararası İlişkiler Ofisi (UİO) Erasmus+ hareketliliğine katılacak öğrenciler için tüm sürecin anlatıldığı bir oryantasyon toplantısı düzenler.

Toplantıda sunumdan sonra soru-cevap süresi de olacaktır.

Asil olarak yerleşen öğrencilerin Uluslararası İlişkiler Ofisi’nin (UİO) düzenleyeceği oryantasyon sunumuna katılımı zorunludur.

Katılmayan asil öğrencilerin aynı kademe (lisans, yl veya doktora eğitimleri) içerisinde öğrenim veya staj başvurularında 10 puan kesinti olacaktır.

2. Pasaport çıkarın

Pasaportunuz yok ise pasaport başvurusu yapınız.

25 yaş ve üstü öğrencilerimiz pasaport harcı ödememek için Ofisimizden e-imzalı yazı alabilirler.

25 yaş altı öğrencilerimiz pasaport harcından muaftırlar.

Defter harcını ise tüm öğrencilerimiz ödemek durumundadırlar.

3. Karşı kuruma başvurun

Uluslararası İlişkiler Ofisi öğrencinin Nomination işlemini yapar.

Karşı kurum öğrenciye başvuru süreç aşamalarını içeren e-posta gönderir.

Öğrenci karşı kurum başvuru sürecini tamamlar.

Öğrenci karşı kurum başvuru sürecine ilişkin Uluslararası İlişkiler Ofisinden danışmanlık alabilir.

Başvuru işlemlerini ve son başvuru tarihini takip etmek öğrencinin sorumluluğundadır.

Başvuruda istenebilecek belgeler:

• Pasaport
• Online Learning Agreement (OLA) (Onaylı)
• Onaylı Başvuru Formu (Her kurumun kendine özgü başvuru formu bulunabilmektedir.)
• Kuruma bağlı olarak başka belgeler de istenebilir. Örneğin, Yabancı Dil Yeterlilik Belgesi (İngilizce isteniyorsa YDYO’dan talep edebilirsiniz.)

4. Vizeye başvurun

İlgili ülke vize başvurusu için gerekli belgeleri konsolosluklardan ya da isterseniz aracı firmaya danışarak araştırabilirsiniz.

Vize başvurunuzu yapabilmek için karşı kurumdan davet yazınızın (letter of acceptance) gelmiş olması gerekir. Davet yazıları karşı kuruma başvurunuzu yaptıktan sonra karşı kurum tarafından sizlere gönderilir.

Çek Cumhuriyeti vizesini almak uzun sürdüğünden ilgili vize için lütfen erken başvuruda bulunun.

Vize başvurusuna gitmeden önce tüm belgelerinizin hazır olduğundan emin olun. (Bu süreçte hem hibeli hem de hibesiz öğrencilerimiz Konsolosluğa verilmek üzere Ofisimizden ıslak imzalı, mühürlü, vize yazısı almalılardır. Ofisimiz  bu belgeyi kabul mektubunuz geldikten sonra hazırlar.)

5. Euro hesabı açın (hibeli öğrenciler için)

Öğrenci hibeli gidecekse Ziraat Bankası’nın herhangi bir şubesinden Vadesiz Euro Hesabı açtırıp hesap bilgilerini sözleşme için Ofise iletir.

Ziraat Bankası dışındaki bankalar kabul edilmez.

Euro Hesabı dışındaki diğer döviz hesapları (Dolar vb.) kabul edilmez.

Öğrenci ortak hesap açtırabilir.

6. Seyahat sağlık sigortası yaptırın

Öğrenciler gidecekleri ülkenin vize yetkilisinin talep ettiği seyahat sağlık sigortasını yaptırmakla yükümlüdür.

SGK ile anlaşması olan ülkeler için prosedür aşağıdaki gibidir:

1. Anne babalarından ötürü eski sağlık sigorta sistemine göre SSK’lı olan öğrencilerimizden ülkemizle sosyal güvenlik sözleşmesi olan Almanya, Avusturya, Belçika, Hırvatistan, Hollanda, Kuzey Makedonya, Romanya ve Çek Cumhuriyeti’ne gidecek olan öğrencilerimizin, her ülke için ayrı ayrı hazırlanan formülerlerini almak için SGK-Sosyal Güvenlik Merkezi’ne başvurmaları gerekmektedir. SGK’ya başvuru sırasında kullanılmak üzere Ofisimizden e-imzalı belgenizi alınız.
2. SADECE ALMANYA için geçerli olmak üzere anne ve babadan dolayı SSK’ lı, Emekli Sandığı ve Bağ-Kur mensubu olan öğrenciler de SGK’nın sağlık hizmetinden yararlanabilir. Bunun için formüler belgelerinin (A/T11) SGK-Sosyal Güvenlik Merkezine onaylatılması gerekmektedir. SGK’ya başvuru sırasında kullanılmak üzere Ofisimizden e-imzalı belgenizi alınız.
3. Sadece BELÇİKA ve HOLLANDA’ya özgü olarak anne-baba için (sağlık hizmetini kimin üzerinden alıyor iseniz) emekli-çalışan ayrımı söz konusudur. Bu iki ülke için anne-baba emekli ise formüler belgesi başvurusu yapılamamaktadır.

Diğer ülkelere gidecek olanlar özel bir sigorta şirketinden geçerli bir Seyahat Sağlık Sigortası almakla yükümlüdür.

Seyahat Sağlık Sigortasının eğitim için uygun olduğu, gideceğiniz ülkede ve kalacağınız sürenin tamamında (seyahat edilen günler dahil) geçerli olacağı konusunda ilgili şirketten teyit alınmalıdır.

7. Sözleşme imzalayın (hibeli veya hibesiz)

Yurtdışına çıkış yapılmadan önce Öğrenci ile Kurumumuz arasında imzalanır.

Öğrenci hibeli gidecekse Ziraat Bankası’nın herhangi bir şubesinden Vadesiz Euro Hesabı açtırıp hesap bilgilerini sözleşme için Ofise iletir.

Öğrenci (hibeli ya da hibesiz) sağlık sigortası (özel ya da SGK’dan) yaptırıp sözleşme için Ofise iletir.

Sözleşme başlıca; öğrenci hibeli ise azami hibe miktarını, öğrencinin hareketlilik tarih aralığını, tarafların hak ve yükümlülüklerini içerir. Sözleşme hibesiz ise, hibe bilgisi içermez.

Sözleşmede her iki tarafın (Öğrenci ve Kurum Temsilcisi) ıslak imzası olmalıdır.

Lütfen sözleşmenizi çok dikkatli okuyup, imzalayınız.

İki tarafça ıslak imzalı sözleşmenin bir kopyası öğrenciye verilir diğer kopyası Ofiste muhafaza edilir.

8. Online Learning Agreement (OLA) hazırlayın ve imzalatın

Online Learning Agreement (OLA), karşı kurumda alacağınız dersleri ve ilgili derslerin İYTE eşdeğerlerini içeren ve öğrenci, İYTE Bölüm Erasmus Koordinatörü ve Karşı Kurumdaki Yetkili Kişi tarafından çevrimiçi imzalanan Öğrenim Anlaşmasıdır.

Öğrencilerimiz OLA süreçlerini İYTE Bölüm Erasmus Koordinatörü ve İYTE Bölüm Erasmus Koordinatör Yardımcısı ile birlikte yürütür.

Öğrencilerimiz karşı kurumdan bir dönem için Erasmus hareketliliği için en az 30 en fazla 36 ECTS Kredilik ders seçebilirler.

9. Recognition Sheet (RS) hazırlayın ve onaylatın

RS karşı kurumda alacağınız dersleri ve ilgili derslerin İYTE eşdeğerlerini içeren ve İYTE Bölüm Erasmus Koordinatörü ve İYTE Bölüm Başkanı tarafından imzalanan belgedir.

RS karşı kuruma gönderilmez ancak işlemleri karşı kuruma gönderilen OLA ile eş zamanlı yürütülür.

Öğrenci RS süreçlerini İYTE Bölüm Erasmus Koordinatörü ve İYTE Bölüm Erasmus Koordinatör Yardımcısı ile birlikte yürütür. İlgili belge Bölümünüz tarafından ve sonrasında Fakülte ya da Lisansüstü Öğrenciler için Lisansüstü Eğitim Enstitüsü Yönetim Kurulları tarafından öğrenci yurtdışına çıkmadan önce onaylanmalıdır.

1. Karşı kurumda kayıt yapın

Karşı Kurumun Uluslararası Ofisine gidip kaydınızı yaptırın.

Karşı Kurumun Oryantasyon Programına mutlaka katılın. Oryantasyon Programı’nda ilgili ülke, şehir ve üniversiteye ilişkin bilgiler verilmektedir.

Karşı Kurumda öğrenime başladığınıza dair Arrival belgesini, Erasmus Ofisine imzalatıp, belgenin ilgili Ofis tarafından İYTE Erasmus Ofis Danışmanınıza e-posta ile iletilmesini sağlamalısınız.

2. Oryantasyon programlarına katılın

3. Arrival belgesini alıp Erasmus Ofisi’ne iletin (e-posta ile)

4. Ders ekle-çıkar işlemlerini yapın (OLA ve RS güncelleme) (gerekiyorsa)

Karşı kurumun daha kısa sürede olmasını talep etmemesi şartı ile, çeşitli sebeplerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 5 hafta içerisinde yapılmış olması ve anlaşmanın (OLA-During Mobility) taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2 hafta içinde onaylanması gerekir.

Ders Ekle-Çıkar Sürecinde OLA (Online Learning Agreement) During Mobility Bölümü işlemlerini Bölümünüz Erasmus Koordinatörü ve Bölümünüz Erasmus Koordinatör Yardımcısı ile yürütmelisiniz.

Ders Ekle-Çıkar Sürecinde RS (Recognition Sheet) işlemlerini Bölümünüz Erasmus Koordinatörü ve Bölümünüz Erasmus Koordinatör Yardımcısı ile yürütmelisiniz. İlgili belge Bölümünüz tarafından ve sonrasında Fakülte ya da Lisansüstü Öğrenciler için Lisansüstü Eğitim Enstitüsü Yönetim Kurulları tarafından onaylanmalıdır.

5. Süre uzatma talebinde bulunun (gerekiyorsa)

Öğrencinin faaliyet süresinin uzatılmasını istemesi halinde talebi, Erasmus ofisi ve öğrencinin bölüm yetkilileri tarafından değerlendirilir.

Gidilen Kurumun da onayı ve öğrencinin akademik durumunun uygun olmasına bağlı olarak süre uzatımının yapılması mümkündür.

Sürenin uzatılması için talebin başlangıçta planlanan hareketlilik bitiş tarihinden en geç 1 ay önce sunulması gereklidir. Talebin tüm taraflarca kabul edilmesi durumunda öğrenci sözleşmesinde değişiklik yapılmalı ve sürenin uzatılmasına ilişkin tüm gerekli işlemler tamamlanmalıdır. (OLA ve RS)

Hibe alarak gitmiş öğrenci için: Öğrenciyle imzalanan sözleşmede belirtilen azami hibe miktarında artış olacaksa (Kurumun yeterli hibesi varsa) bu durumda öğrenci ile ek hibeli sözleşme yapılmalıdır. Öğrenciyle imzalanan sözleşmede belirtilen azami hibe miktarında artış olmayacaksa (Kurumun yeterli hibesi yoksa) bu durumda öğrenci ile ek hibesiz sözleşme yapılmalıdır.

Hibe almayarak gitmiş öğrenci uzatma yapacaksa uzatma dönemi için öğrenci ile ek hibesiz sözleşme yapılmalıdır.

1. Katılım sertifikasını (Confirmation Letter) teslim edin

Katılım Sertifikası (Confirmation Letter), Ofis Erasmus Danışmanınıza karşı kurum Erasmus Yetkilisi tarafından e-posta ile gönderilmelidir. Gönderimin takibi öğrencinin sorumluluğundadır.

2. Transkripti teslim edin

Transcript of Records (ToR): Transkript, Ofis Erasmus Danışmanınıza ve İYTE Bölüm Erasmus Koordinatör Yardımcınıza karşı kurum Erasmus Yetkilisi tarafından eş zamanlı olarak e-posta ile gönderilmelidir. Gönderimin takibi öğrencinin sorumluluğundadır.

3. Pasaportu kontrol için Ofisimize getirin

Pasaport: Dönüşte Ofise kontrol için getirilmelidir.

4. Katılımcı anketini doldurun

Öğrencinin katılımcı Anketinin doldurulması gerekir. Anketi içeren e-posta öğrenciye “EU CORPORATE NOTIFICATION SYSTEM” den gelir.

5. Not çevrim işlemlerini takip edin (Proof of Academic Recognition Sheet)

NOT ÇEVRİMİ

Karşı Kurumun transkriptinde, karşı kurumun yerel notlarının yanısıra AKTS notları da (ECTS Grades)  olmalıdır.

Transkriptte AKTS notu yoksa karşı kurumun, yerel notlarının AKTS notlarına çevrimini sağlayan karşı kurum onaylı bir çevrim tablosunun, transkripte ek olarak İYTE Bölüm Erasmus Koordinatör Yardımcınıza ve Ofisimize aynı anda e-posta ile karşı kurum yetkilisi tarafından  gönderilmesini sağlayınız.

Karşı Kurumdan aldığınız başarılı başarısız tüm notlar İYTE’deki Bölüm Erasmus Koordinatör Yardımcınız tarafından İYTE notlarınıza çevrilir.

Not Çevrim Belgeniz (Proof of Academic Recognition Sheet) Bölümünüz tarafından resmi yazı ile Öğrenci işleri Daire Başkanlığına gönderilir.

Not Çevrim işlemlerini takip etmek öğrencilerimizin sorumluluğundadır.